Column
「秘書の志望動機をどのように書けばいいのかわからない」と悩んでいる人は多いのではないでしょうか。
秘書は社長や役員など重要な役割の社員をサポートします。
そのため、志望動機にはサポートが得意という旨や企業に貢献したい理由を記載することが必要です。
ここからは、志望動機に書く内容や例文を紹介します。
自己アピールのポイントも紹介しているので最後までご覧ください。
目次
はじめに、志望動機に盛り込んだ方がいい内容を3つ紹介します。
【志望動機に盛り込んだ方がいい内容】
それぞれ見ていきましょう。
世の中にはたくさんの仕事があるなか、なぜ「秘書」という仕事を選んだのか、面接官は知りたがっています。
秘書は上司のサポートが主な業務のため、サポートが向いているといった趣旨の説明をするといいでしょう。
さらに、今までどんなサポートをしたか、なぜサポートが向いていると思ったか具体的なエピソードを記載しましょう。
具体的には志望先の企業に対して感じた魅力を伝えるといいでしょう。
企業の魅力を伝えるのは難しいですが、この内容が抜けてしまっていると志望動機として不十分な物になってしまいます。
最悪の場合、面接官に「違う企業で秘書をすればいいじゃん」といわれてしまう場合もあります。
そのため、企業の良さや共感した点を盛り込むようにしましょう。
企業にとって採用するメリットが無ければ、採用には至りません。
そのため、志望動機には 採用後のメリットが具体的にイメージできる内容を盛り込みましょう。
具体的には、「スケジュール調整が得意なため、社内外のスケジュール調整を円滑に行えます。」などです。
具体的に記載することで面接官に採用後のメリットをはっきり伝えることができます。
志望動機を書くためには企業を研究しましょう。
秘書は経営陣のサポートをする立場のため、企業の経営理念や新しい施策について知っている必要があります。
そのためには、企業のHPや経営陣が執筆した著書やインタビューに目を通しておきましょう。
企業のHPには経営理念や経営陣の氏名、今まで企業が歩んできた歴史など様々な情報が載っています。
どんな企業か知ることで、志望動機だけでなく面接の時にも役立つでしょう。
ここからは、NGな志望動機の例文について紹介します。
【NGな志望動機の例文】
この例文のような志望動機では書類選考で落とされてしまう可能性があるため、注意しましょう。
以下のような志望動機では、秘書の業務を理解していないと思われてしまいます。
私が秘書を志望した理由は、いろいろな経験がしたいからです。
以前、パーティー会場のスタッフとして働いていたとき、企業の重役と思われる方々のパーティーがありました。
そこには秘書の方も同席しており、秘書になればいろいろな経験ができると思い、私も秘書になりたいと思いました。
私も秘書になっていろいろな経験をしたいと考えております。
「いろいろな経験がしたい」という理由では秘書の業務を理解していないと捉えられてしまいます。
秘書は重役のサポートが主な業務のため、パーティーに付き添う場面が来ても来場者の顔と名前を覚えたり、スケジュールを調整したりサポートに徹する必要があります。
そのため、このような内容の志望動機では仕事を甘く見ていると捉えられてしまうでしょう。
以下のような志望動機も、面接官に良くない印象を与えてしまう場合があります。
私は以前、営業として働いていました。
お客様と密にコミュニケーションを取ることが得意で、月の売り上げで1位になったこともあります。
体調を壊してから外回りの営業が難しくなり退職を余儀なくされましたが、営業で培ったコミュニケーション能力を秘書の業務に活かしたいと考えたため、志望しました。
「コミュニケーション能力を活かしたい」という理由は素晴らしいですが、サポートができるのか疑問が生まれる内容です。
コミュニケーション能力を活かしたいのであれば、他にも活かせる職種はたくさんあります。
そのなかで、サポートに徹する「秘書」という職業を選んだ理由を、盛り込んだ内容にしましょう。
以下のような志望動機も、誤解を生んでしまう可能性があるため注意しましょう。
私は、授業の一環で秘書検定の学習をしたとき、秘書という職業に興味をもちました。
残念ながら検定には落ちてしまい、再試験の予定はありませんが、学んだことを活かしたいと思い、志望しました。
このような内容では、面接官に向上心が無いと捉えられてしまう可能性があります。
検定に落ちてしまったことはしょうがないのかもしれません。
ですが、何としてでも合格しようという意欲が見えないと「向上心が無いのかな？」と捉えられてしまいます。
就職しても学ぶことをやめない姿勢を見せることが大切です。
NGな志望動機の例文について紹介しました。
ここからは、よい例文について紹介します。
【よい志望動機の例文】
志望動機を作成するときの参考にしてください。
以下のような志望動機だと面接官の印象も良いでしょう。
私が秘書を志望した理由は、人をサポートする仕事がしたいからです。
私は以前、野球部のマネージャーをしており、部員のサポートをしていました。
部員の頑張っている姿を見たときに、人を裏方でサポートする仕事の魅力や楽しさに気づきました。
このように「裏方の仕事が合っている」理由を述べることで秘書に向いていると判断されやすくなります。
また、しっかりエピソードが盛り込まれている点も好印象につながります。
以下のような志望動機も、面接官に好印象を与えるでしょう。
私は、営業アシスタントをしており、営業が円滑に業務を行えるようサポートしてきました。
登山やドライブが趣味のため、以前より車が及ぼす自然への影響について私にできることはないかと考えていました。
そんなとき、貴社の企業理念である「自然と車が共存する世界を作る」に感銘を受け、志望しました。
営業アシスタントとしての経験を活かして、貴社に貢献していきたいと考えています。
「企業理念に感銘を受けた」という内容の例文を紹介しました。
自身の考えと企業理念が同じである理由をアピールすることで「目標達成のために一生懸命取り組んでくれそう」という印象を与えることができます。
以下のような志望動機も、面接官に好印象を与えます。
私は、海外留学で培った英語でのコミュニケーション能力を活かしたいと思い、秘書を志望しました。
留学先ではボランティア活動のスケジュール管理を任されていたこともあり、スケジュールの調整や管理は得意です。
留学先での経験を活かして、貴社に貢献していきたいと考えています。
「自分の強みを活かしたい」という例文を紹介しました。
この内容は英語でのコミュニケーション能力を活かしたいというものでした。
スケジュール管理をするためには、ある程度のコミュニケーション能力が必要です。
コミュニケーション能力が高いという自分の強みを裏付ける具体例もあるため、信用度が高いと好評価を受けるでしょう。
最後に、自己PRでアピールするとよいポイントについて紹介します。
【自己PRでアピールするとよいポイント】
それぞれ見ていきましょう。
秘書は、社内外でさまざまな人と顔を合わせ、やり取りをするため、人の名前や顔を覚える記憶力が必要です。
細かな業務も多いため、記憶力が良い人は武器になるでしょう。
秘書の仕事は上司のサポートですが、いちいち確認を取っていては上司の時間を奪ってしまいます。
自分で判断する力も必要なため、最適な判断ができるスキルは強みになります。
秘書は上司が取引先と上手くやっていけるように、取引先の情報を集めることもあります。
そのため、ネットや新聞だけではなくSNSや口コミから情報収集するのが得意な人はアピールポイントになるでしょう。
秘書に関係する資格には以下のような物があります。
【秘書に関係する資格】
この資格を持っていることで秘書の業務に必要なスキルを持っている証明になります。
スキルアップのために学習だけでも行うといいでしょう。
秘書になるために資格は必要ありませんが、業務を行いながら多くの基礎知識を付けることは難しいでしょう。
こちらの記事では、秘書になるうえで持っていた方が有利になる資格と、必要なスキルについて詳しく紹介しております。ぜひあわせてご覧ください。
秘書の志望動機について紹介しました。
秘書は裏方に徹してサポートする職業です。
そのため、サポート面や基本的なビジネスマナー、スキルが求められます。
志望動機にそれらの内容を盛り込むことは重要ですが、実際に現場で活用できなくては意味がありません。
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