Column
「秘書のスケジュールが知りたい」と思っている転職希望者は多いのではないでしょうか。
秘書は激務だと思われがちですが、定時に帰宅する上司の担当であれば、秘書も定時に帰宅できます。
ここからは、秘書の一日の流れについて紹介します。
最後に秘書のやりがいについても紹介しているので、秘書になろうか迷っている人は参考にしてください。
秘書は上司のサポートが主な業務です。
業務には以下のようなタスクがあります。
【秘書の業務】
秘書の主な業務はスケジュール管理です。
上司は社内外でたくさんの会議をこなすため、スケジュールの調整で1日が終わってしまうなんて日もあります。
さらに、会議資料の作成が苦手な上司の場合、代わりに資料を作成する場合もあるため、上司のタイプに合わせた柔軟な対応が必要です。
しかし、サポート体制には2種類あり、1人の上司に1人の秘書がつきっきりのパターンと何人かでチームを組んでサポートするパターンがあります。
チームを組んでサポートする場合、担当するタスクが決まっていることもあります。
こちらの記事では「そもそも秘書とは何か？」というところから解説しております。
秘書が行う業務量はとても多いため、それぞれの業務内容についてもこちらで詳しく紹介しております。ぜひあわせてご覧ください。
秘書の1日のスケジュール例を紹介します。
| 時間 | 内容 | 業務内容 |
| 8：30 | 出社 | メール確認、上司の1日のスケジュール確認 |
| 9：00 | 上司出社 | コーヒーの準備、予定の確認、相談 |
| 12：00 | ランチ | 上司と会食の場合もある |
| 13：00 | 業務再開 | スケジュール調整や会議準備、来客対応など |
| 17：30 | 上司退社 | 上司と会食の場合もある |
| 18：00 | 退社 | 明日の業務の確認、部屋の整頓 |
出社時間は上司の出社時間によって異なります。
落ち着いて業務を開始するために、上司が出社する30分前に出社することが望ましいです。
ランチの時間は、上司と一緒に会食に参加することもあります。
午前と午後の業務はスケジュール調整や会議準備、来客対応など様々です。
退社時は、上司に許可を取れば先に帰ることもできますが、基本的には上司が退社した後に帰宅します。
また、上司と一緒に会食に出掛ける場合もあります。
秘書の勤務時間は上司の勤務時間によって異なります。
一般的には以下の時間帯が多いでしょう。
【秘書の勤務時間例】
社長や役員は9：00ごろ出社、17：30退社が多いです。
そのため、社長や役員が出社する30分前の8：30には出社します。
ランチの時間は、まれに上司と取引先の会食に出かけることもあります。
退社時間は上司によって変わりますが、社長や役員であれば定時に帰宅するのがほとんどのため、定時後すぐに退社できます。
一般企業であれば土日休みがほとんどです。
有休は自由に取得できますが、上司が忙しい時は有休がとれないこともあります。
また、秘書は取引先の重役と顔を合わせることもあります。
いつどこで上司の取引先と出会うかわからないため、外出先で羽目を外し過ぎないように注意しましょう。
秘書は激務だと思われがちですが、定時付近で帰宅することがほとんどです。
しかし、上司が残業しているときは急な依頼に対応できるよう、秘書も残業する場合があります。
そのため、残業時間は1年を通してバラバラです。
しかし、自身の業務が終わっている場合、上司の仕事が終わるのを待つのではなく、先に帰宅しても問題ありません。
その場合、上司に先に帰宅する了承を得てから帰宅するようにしましょう。
秘書は上司に感謝されたときや、サポートが上手くいったときにやりがいを感じます。
上司が大きなプロジェクトに携わるときは二人三脚で頑張るため、プロジェクトが成功したときは大きな喜びを感じることができるでしょう。
また、秘書はいろいろな人と関わるため、学びの多い職業です。
スキルアップを肌で感じる機会が多いため、とてもやりがいのある職業と言えます。
秘書のスケジュール例を紹介しました。
基本的に日中はスケジュール管理や資料作成に時間を当てられるため、効率よく業務をこなせば上司の帰宅後すぐに退社することも可能です。
効率よく業務をこなすためには、あらかじめビジネスマナーやパソコンスキルを習得しておくと良いでしょう。
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