Column
秘書・受付職の求人内容を見ていると、未経験でも応募可能な案件が増えていること、英語使用案件・語学スキルが活かせるケースの増加、在宅・勤務時間柔軟性・残業少なめといった働きやすさを重視する動きが目立ちます。企業の期待する秘書・受付像が、「ただ指示を待つ補助者」から「自律的に動くサポート役であり、外部への印象を左右する存在」へと変化しているからです。本記事では、こうした変化に対応するためのポイントを整理し、他との違いをつくるための戦略・準備方法を具体的にお伝えします。
求人情報を見ていると、「Googleカレンダーを使ったスケジュール管理」「クラウド共有で資料管理」「オンライン会議の設定・管理」というツール・仕組みを条件として掲げるものが増えています。たとえば派遣・契約求人で、秘書＋総務業務として「名称不問・ツール操作経験あれば可」「Word/Excel/PowerPoint必須」「資料作成・会議準備・メール対応」などが必須スキルとして挙げられている案件が多いです。 この背景には、業務効率化の要求と、リモート・在宅勤務が可能な部分を増やすことでコスト・時間の効率を図りたいという企業側の意図があります。ツールを使いこなし、オンラインでのやりとりに慣れていることが大きな武器になります。 したがって、応募者にはPCスキル・ツール経験（可能ならクラウド系）・オンライン会議／メール対応の慣れなどを整理しておくことが求められます。
受付・来客対応・電話応対など、来る人が最初に接する部分での礼節・印象が、企業のブランドイメージを左右するという考え方が強くなっています。求人では「英語対応有」「対応が丁寧であること」「外資系あるいはグローバル展開している企業での秘書経験があれば歓迎」という条件がよく見られます。 企業は訪問者・顧客・ステークホルダーに対して信頼感を与えることを重視しており、秘書／受付としての身だしなみ・言葉遣い・応対の仕方が、業務内容以上に評価される場面も増えています。やはり「きちんとしている」「安心感を感じる対応」が差を生むようです。 このため応募者は、マナー研修・模擬応答・来客電話対応練習など、「見えない部分の準備」をしておくと良いでしょう。
東京都内を中心に、**英語を使う求人・語学力を活かせる仕事**が増えており、未経験可・ブランクOKの案件でも「英語使用あり」「英文メール・簡単な会話・読み書き」の要件を含むものがあります。 また、外資系企業やグローバル展開している日系企業で、役員秘書として外国籍の役員のサポートをする案件も一定数あり、「語学力」が昇進・待遇・業務範囲に直結するケースがあります。英語だけでなく「翻訳・通訳ツールを使った読み書き」「簡単な会話レベル」でも評価されることが多いです。 ですので、語学力がある方はプロフィール・履歴書で明確に示すこと。無ければ少しずつでも学んで、簡単な英文メールや会話をこなせる準備をしておくことが望ましいです。
採用側は、スキルや経験だけではなく、「この人を役員や来客対応など責任ある場面で任せて大丈夫か」といった感覚を態度や所作から判断します。時間に遅れない・挨拶がしっかりしている・話をよく聞く姿勢がある・礼儀正しさがあることなどが基本です。 また、急な予定変更があったときの対応力、複数業務を並行しているときの優先順位の付け方なども見られることがあります。応募時には、こうした状況を想定して、自分の対応例を話せるように準備しておきましょう。 電話応対や来客対応の模擬演習をしてみる、メール対応の一例を録音または書いてみて読みやすさ・敬語などをチェックするなど、実践的な練習をすると効果的です。
求人をみると、資料作成・会議準備・スケジュール調整・出張手配・経費精算などの業務が幅広く求められており、これらを正確かつ迅速にできるかどうかが重視されています。ツール操作（Word / Excel /PowerPoint）やメール／英語メールのやり取りなどが実務能力の重要な指標です。これに備えるためには、過去の職務経験を整理し、それらの業務で使ったツール・工夫した点・成果を具体例として言えるようにしておくこと、また模擬課題を自分でやってみることが役立ちます。たとえば、仮想でスケジュールが重なった会議を調整した表を作ってみる、英文メールのひな形を作って練習するなどです。 不安な場合は、オンライン講座や研修で基礎から学べるものを選び、履歴書・面接で「勉強中」「ツールに慣れてきている」という姿勢を示すのも戦略です。
秘書・受付職は引き継ぎが難しい業務も多く、担当者が頻繁に変わると企業側にとってはコスト・信頼性の低下につながります。そのため、長く働けそうな応募者が評価されやすいです。 残業・勤務時間・休暇制度・勤務地の条件などを事前に検討して、自分がどこまで許容できるかを整理しておくことが重要です。また、面接で希望条件や働き方について確認・質問できる準備をしておきましょう。 また、働きやすさ（ワークライフバランス）が良い求人ほど応募が多いため、こういう点で他者より安心感を与えられると有利になります。
まず、これまでやった業務を洗い出し、「来客対応」「会議準備」「資料作成」「電話／メール対応」「調整業務」などを見える形に整理することが出発点です。頻度・規模・使ったツールを思い出して書き出すことが効果的です。 たとえば、「週に何件来客を受けたか」「会議の準備でどれくらい資料を作成したか」「出張手配を自分で完結させた経験があるか」など。こうした実績を数値で示せると説得力が増します。 さらに、未経験者でも学校・サークル・アルバイト等で似たような役割をした経験があれば、そこから使えるスキルをピックアップして書類や面接で活かしましょう。
求人の傾向から見て、以下のスキルが今後さらに重視されると思われます： – ITツール・クラウドツール（オンライン会議・共有ドライブ・スケジューラーなど）の操作力 – **語学力（英語など）：英文メール・読み書き・簡単な会話対応など対応可能なレベル – 柔軟性・対応力：複数業務を並行させたり、急な変更・調整が必要な場面に慌てず対応できること
これらを補うために、オンライン講座・自主トレーニング・模擬プロジェクト等を活用しましょう。
秘書検定やビジネスマナー研修・TOEIC・語学講座などは、応募書類における補足材料として有効です。求人でも「語学系資格歓迎」「英語実務経験歓迎」という記載のものが多いです。研修だけではなく、実務形式に近い経験を積むことが重要です。たとえば模擬ケース・イベントアシスタント・受付業務のアルバイト等を通じて、実際の働き方・対応力を身に着けることで履歴書・面接で語れる実例となります。 また、新しい働き方（在宅勤務・ハイブリッド勤務・フレックス制度など）が可能な求人を探しておき、それらに対応できる環境整備（通信環境・在宅勤務ルールの理解など）も準備しておくとよいです。
応募書類では「何をしたか」だけでなく「どのように工夫したか」「どのような結果が出たか」を盛り込むことが効果的です。例えば、会議準備で時間短縮を図った・来客対応で満足度を上げた・英語メール対応で間違いを減らしたなどのエピソードがあるとよいです。
仕事経験が少ないなら、仮の資料・案内マニュアルなど自分で作れるものを作っておくと他の応募者に比べて印象が強くなります。これらをポートフォリオとして整理し、面接で「こんなふうに考えています」と見せられるようにしておくと説得力があります。
面接では過去の経験だけでなく、「もしこういう状況だったらどう対応するか」という想定質問に答えられるように準備しておきましょう。たとえば予定重複・来客トラブル・複数部署との調整など。逆質問では「この会社で最初の半年で期待される秘書／受付の役割は何か」「英語使用頻度」「使っているツールや社内フロー」を聞くと、関心・準備の深さが伝わります。
まず1週間以内にやること：これまでの経験を整理し、来客対応数・資料作成数・英語使用の有無などを書き出す。PC／ツール操作経験・使用ツール名も挙げておく。
1か月以内に準備するもの：サンプル資料・非公式作品を１つ制作する。模擬応答・面接練習を行い、印象チェック（服装・話し方・背景など）をする。希望する働き方（在宅／出社比率・残業可否など）を整理する。語学力・ツール運用スキルの向上を始める。
3〜6か月で描くビジョン：役員秘書ポジションを目指すか、複数部署の調整役になるかなどキャリアの方向性を決め、それに応じたスキル・経験を積む。外資系案件や英語使用率が高い企業で働く条件を調べ、必要であれば語学・ITツールの研修を受ける。
秘書・受付職で他の応募者と差をつけるには、「これからの変化に対応できる力」を示すことが重要です。ツール操作・語学・印象の良さ・柔軟性・働き方の自己マネジメントなどがこれまで以上に重視されています。求人情報をよく観察し、自分の強み・希望を整理して準備を進めれば、応募書類・面接・待遇交渉すべての場面で有利になります。あなたの転職成功を願っています！
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