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「秘書の面接対策がしたい」と思っている転職希望者は多いのではないでしょうか。
秘書は来客や取引先とやり取りする場面も多いため、一般事務とは質問内容が異なります。
特に大切なのが、面接官が何を知りたくて質問しているかを想像することです。
難しいと感じるかもしれませんが、対策を取ることで自信をもって面接に臨めます。
ここからは、秘書の面接でよく聞かれる質問と面接官に見られているポイントについて紹介します。
ぜひ、面接の参考にしてください。
面接対策のために、ここからはよく聞かれる質問を紹介します。
【よく聞かれる質問】
それぞれ解説していきましょう。
面接で必ず聞かれるのが志望動機です。
志望動機では、以下の3つを伝えましょう。
【伝えるべき志望動機】
特に大切なのは面接官があなたを採用したくなる理由です。
具体的には「私を採用することで企業側にこんなメリットがある」ことや「企業に貢献できる内容」を伝えます。
企業を選んだ理由や、秘書になりたい理由も忘れず伝えましょう。
志望動機の書き方についてはこちらの記事で紹介しております。例文付きで解説しておりますので、ぜひ参考にしてください。
この質問では、自分の性格や強みをアピールしましょう。
そのとき「飽き性です」というようにマイナスなイメージの表現ではなく「好奇心旺盛です」といったようにプラスイメージの表現を使います。
さらに、この質問では秘書に向いている性格かを見ているため、裏方としてサポートが得意な旨も伝えましょう。
秘書の業務は上司のサポートです。
サポートが得意な旨を伝えることで、秘書にぴったりの人材だという印象を与えられます。
この質問では問題解決能力や冷静さを見ています。
秘書をしていれば予想外のトラブルに遭うことはよくあります。
トラブルにあった時こそ秘書の力量が試されるのです。
そのため、トラブルにあった時は柔軟に対応できる旨を伝えましょう。
この質問では、話せる言語や持っている資格を伝えましょう。
面接官はあなたが秘書として必要なスキルを持っているのか、何を得意としているのか知りたがっています。
そのため、資格以外にもビジネスマナーやコミュニケーション、マネジメント能力があれば伝えることが必要です。
他には、Microsoft OfficeやGoogleの機能で使えるスキルがあれば伝えましょう。
秘書は情報の管理や会議の資料作成を行うため、PCスキルも大きな武器になります。
秘書になるためには特別な資格は必要ではないとされていますが、持っていると役立つ資格や、スキルは多くあります。
こちらの記事では、面接や働くにあたって有利な資格に詳しく解説しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。
この質問では、情報の取り扱い方や人間関係を円滑に回せるようなコミュニケーション能力があるか見られています。
重要な情報には守秘義務があります。
同じ会社の社員でも、上司からの許可が無い限り勝手に開示してはいけません。
そのため重要な情報のため話せないと丁寧に伝える旨の回答をしましょう。
この質問は、ビジネスマナーを習得しているかを問われています。
秘書は取引先や重役など立場の高い人とやり取りする機会が多く、ビジネスマナーの習得は必須です。
そのため、社会人経験があれば積極的に伝え、経験が無ければビジネスマナーを知っていることをアピールしましょう。
秘書検定やビジネス実務マナー検定はビジネスマナーの知識を得られるため、取得していると有利です。
秘書は上司をサポートするため、人をサポートした経験があれば有利です。
もし、業務をはじめてから、やっぱり裏方の仕事は向いてないと言われても困ってしまいます。
過去に人のために尽力した経験がある人であれば、自分は裏方の仕事が合っているかわかっているため、安心して採用できます。
そのため、経験があるのであれば積極的に伝えましょう。
この質問では、どんな相手でも適切なコミュニケーションが取れるか見られています。
得意な人はそのまま答えて問題ありませんが、不得意な人の回答は注意が必要です。
回答のポイントとしては、苦手な理由を伝えることと、回避方法を伝えることです。
たとえば、約束を守らない人が不得意な場合「約束を守らない人が不得意です。理由はチームのやる気を下げてしまうためです。そのような人にはメールや口頭でリマインドを送るようにしています。」と回答することで面接官に好印象を与えられるでしょう。
面接官はどんなところを見ているのでしょうか。
ここからは、秘書の面接で重視されるポイントについて紹介します。
【面接で重視されるポイント】
それぞれ見ていきましょう。
秘書はどんなに頑張っても社内で評価されることは少ないです。
常に上司に尽くせる人でないと、自分自身がつらい思いをしてしまいます。
そのため、上司のサポートに喜びややりがいを感じることができるかというポイントは重要です。
問題が起こった時こそ、秘書の技量が試されます。
そのため、問題を臨機応変に対応し、冷静に解決できる人かどうかが重要なポイントです。
秘書は資料の作成も任されるため、几帳面さも問われます。
コミュニケーション能力や語学スキルに長けていても、お願いした資料が誤字脱字だらけで内容も間違っていては上司に迷惑をかけてしまいます。
そのため、几帳面さも大切なポイントです。
秘書は来客対応や、上司の付き添いで取引先と会うことがあるため、身だしなみや身のこなしも重視しています。
身だしなみは清潔感を保ち、指先や髪など見えるところのケアを怠らないようにしましょう。
秘書の面接で聞かれる質問について紹介しました。
面接は事前に対策を取ることで好印象を与えることができます。
面接では、秘書は上司に尽くせる人か、問題解決能力の他に、身だしなみや身のこなしについても問われます。
取引先や来客と多くやり取りする立場のため、身だしなみには気を付けておきましょう。
また、身のこなしはビジネスマナーを習得することで自然と身につきます。
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