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あなたは、日々大量の業務に追われ、「一日24時間では足りない！」「体がいくつあっても足りない！」などと感じていませんか？
多忙なビジネスマンは、顧客対応、スケジュール調整、社内外との連携……など、本来の仕事に付随して発生する業務にも、常に圧迫されがちです。
多忙になればなるほど、些細なミスが起きてしまうこともあり、何とか対策をしようと考えている方も多いことでしょう。
今回は、多忙なビジネスマンの業務をサポートする、秘書の仕事についてご紹介します。
秘書を雇うことで、仕事がスムーズに進められるようになるだけでなく、業務効率化や業績アップなど、さまざまな効果が得られます。
あなたの業務に秘書が必要かどうかの判断材料として、この記事をぜひお役立てください。
まず、秘書にはどういった仕事を任せられるのか、秘書の仕事内容について解説します。
秘書業務は多岐にわたり、幅広くさまざまな業務をサポートしていきます。
具体的には、次のような業務が秘書の代表的な仕事となります。
【秘書に代表的な仕事】
秘書は、多忙な上司を支える片腕ともなる存在です。
上司の代わりにスケジュールの管理や調整をしたり、メールや電話など社内外との連絡を取ったり、仕事に付随するあらゆる業務を担当します。
多忙な上司を支える縁の下の力持ちとして、多様な業務に対応していくことが秘書の役割となります。
こちらの記事では秘書が行う仕事内容を具体的に紹介しています。また、取っておくと有利な資格もあわせて解説していますので、あわせてご覧ください。
それでは、秘書を雇うことで、具体的にどのような効果が得られるのでしょうか？
主に挙げられるメリットについて、以下の4つをご紹介します。
【秘書を雇うメリット４つ】
それぞれのメリットを具体的に見ていきましょう。
秘書を雇うことで、まず雑務に費やす時間や負担が軽減します。
多忙な人ほど、打ち合わせや会議などのスケジュール調整や管理、メールでの連絡といった雑務の負担が大きくなり、本来の業務を圧迫しています。
そういった業務に付随する雑務やバックオフィス業務を秘書に一任することで、物理的な負担から解放されることは大きなメリットです。
バックオフィス業務そのものの質も向上し、社内外の連携が安定する効果も期待できます。
雑務など、自分以外の人にも任せられる業務を秘書に一任することで、時間的にも精神的にも余裕が生まれ、本来の業務に集中する時間が確保できます。
この点が、秘書を雇うことで得られる最大のメリットです。
本来の業務や重要度の高い業務に集中することができれば、業務も効率的に進めることができ、さらに生産性や収益の向上にもつながっていきます。
多忙すぎると、休憩や睡眠時間などを削ってしまう人も少なくありません。しかし、体調管理もビジネスマンの重要な課題です。
体調も整いビジネスも安定するという相乗効果が得られることで、ビジネスにプラスの循環を生み出します。
忙しすぎて余裕がなくなると、人は集中力や注意力も散漫となってしまい、思わぬところでミスを起こしてしまいます。
スケジュールの調整ミスや連絡ミスなど、業務に絡んだ不手際も発生しがちです。
秘書にバックオフィス業務を任せることで、多忙な状況で発生しがちなミスを防ぐことができます。ミスを削減することは、社内外での信用獲得にもつながっていくことでしょう。
さらに、本来の業務に集中する時間を確保できるため、相関的に仕事の質も上がっていきます。
スケジュール管理などは、細かい配慮を必要とする侮れない作業です。日々調整作業も発生するため、スケジュール管理を抜け目なく行うことを苦手とする人も多いものです。
秘書は、苦手分野を補いしっかりカバーしてくれるという点でも、心強いパートナーとして活躍してくれます。
経営者や企業の重役は、大きな責任を負っていながら気軽に人に相談できないことも多く、孤独な立場でもあります。部下にはもちろん、社内に本音で相談できる相手がいない状況は珍しくありません。
秘書は、上司自身の状況を一番詳しく把握している存在です。社内での上下関係などのしがらみもなく、気軽に相談できる相手でもあります。
自身の状況を理解しサポートしてくれる秘書は、大きな心の支えとなることでしょう。
信頼できる秘書であれば気軽に相談もでき、あくまでビジネスとしての距離感を保ちつつも、精神的な安定が得られる強力な相棒ともなります。
秘書を雇うことで得られるメリットについてご紹介しました。
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