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あなたは「秘書」と聞いて、どのようなイメージが浮かびますか？
秘書の仕事を志望している方は、具体的な仕事内容はどのようなものがあるのか、自分が秘書に向いているだろうかと気になるかと思います。
秘書は、企業の経営者や管理職などの仕事をサポートしていくことが主な業務となり、仕事内容は多岐にわたります。
今回は、秘書の仕事内容は具体的にどういったものか、どのような素質が強みとなるかを詳しく解説します。
必要となるスキルについてもご紹介しますので、秘書の仕事を始める際の参考にしてください。
目次
秘書の仕事は、経営陣や管理職の仕事をサポートしていくことが主な業務です。
秘書は、多忙な上司の代わりに業務をサポートし、上司を支える片腕ともなる存在といえます。
そのため、仕事は多岐にわたり、ついた上司によって業務内容も変わってきます。
具体的には、次のような業務内容が、秘書の一般的な仕事となります。
【業務内容】
秘書の重要な業務のひとつが、上司のスケジュール管理や調整です。
スケジュール管理は、常に細かいチェックや配慮が要求される業務となります。
上司の信用にも関わってくるため、ミスの許されない大切な業務です。
その他にも、来客対応やメールの対応、資料の作成など、秘書は上司の仕事に付随したあらゆる業務を任されます。
多忙な上司を陰で支える心強いパートナーとして、多様な業務に抜かりなく対応していくことが、秘書の役目といえます。
秘書に求められる能力は多岐にわたりますが、そもそも秘書にはどのような人が向いているのでしょうか？
上司をサポートしていくためには、次のような素質が求められます。
【秘書に向いている人の特徴・性格】
秘書に向いている人の特徴を詳しくご紹介します。
秘書に求められる最も重要な条件として、細かな気遣いができることが挙げられます。
上司がベストな状態で仕事できるようしっかりとサポートをするためにも、
普段から人への気遣いや心配りができるような素質が求められます。
細かな気配りだけでなく、広い視野を持つことも大切です。
仕事では、さまざまな業務が同時進行で進んでいきます。目の前のことだけに集中してしまうのではなく、全体を見てバランスを考える力も欠かせません。
上司を陰で支えていくためにも、気配りができてきめ細かにサポートしつつ、広い視野を保てる人は、秘書として重宝されます。
秘書の業務は、自分が表舞台に立つのではなく、上司を陰でサポートしていくことです。
そのため、人を助けていくことやサポート役に徹することが好きな人は、秘書の仕事に向いているといえます。
人のサポートをするためには、常に相手が求めることを軸として動かなくてはならないので、簡単なことではありません。しかし、人を助けることにやりがいを感じる人や、人から頼られることが好きな人などは、秘書業務に向いているといえます。
上司のサポートにやりがいを感じ、信頼関係を築いていくことで、秘書の仕事のモチベーションもアップしていきます。
多忙な上司は、常に多様な業務を抱えながら、新たな業務や課題も発生します。
秘書は、イレギュラーな事態にも慌てず、どのようなときも常に冷静に対処していかなければなりません。
スケジュールなどはしっかり几帳面に管理しつつ、イレギュラーな事態には柔軟に対応するなど、臨機応変かつ手際よく処理していく能力が求められます。
こまめにメモを取る、仕事の優先順位をつけるなど、ミスを防ぐための工夫をしていく力も不可欠です。
どのようなことがあっても機密を漏らさない口の堅さも、秘書の適性として欠かせません。
秘書は、企業の経営者や重役のサポートにつくことも多く、企業の機密事項に触れることも考えられます。
機密事項が外部に漏れてしまうと、上司だけでなく企業にも損害が出る可能性もあります。
顧客の信用を一瞬で失ってしまうことにもなりかねず、責任は重大です。
仕事で知り得た情報は、社外の人だけでなく、社内の同僚や友人などにはもちろん、家族にも漏らしてはなりません。
機密事項は、自分も知らないこととして振る舞うような口の堅さがなければ、秘書の任務は務まらないともいえます。
秘書は、自分の時間だけでなく、上司の時間も管理しなければなりません。
時間を守ることは、社会人としても欠かせないマナーですが、秘書はさらに時間管理に神経を使います。
多忙な上司は、分刻みのスケジュールをこなすことも多く、イレギュラーな事態にも頻繁に対応していかなければなりません。そのような場合でも、秘書がしっかり時間を把握できていると、上司は余裕をもって業務に従事することができます。
上司の時間を管理するためにも、秘書自身がしっかりと時間を守り、余裕をもって動ける態勢を心掛ける必要があります。
それでは、秘書には向いていない人はどのような人でしょうか。
簡単にいえば「秘書に向いている人」の逆の性格の人といえます。
具体的には、次のような傾向がある人には、秘書の仕事は不向きかもしれません。
【秘書向いてない人の特徴・性格】
仕事にも向きや不向きがあり、秘書の業務も多岐にわたるため、求められる能力も一概には表せません。
しかし、秘書として上司をサポートするからには、上司の痒いところに手が届くような気遣いができる人でなければ、秘書の役割を担うことは難しいでしょう。
人をサポートするのではなく、自分自身が表立って活躍したいと考える人も、秘書の仕事に従事するのは厳しいかもしれません。
特徴や性格は、工夫や努力次第で変えられるものと、それぞれの素質として変えられないものとがあります。
秘書の業務に自分が向いているかどうか、仕事内容と合わせて参考にしてください。
秘書には具体的にどのようなスキルや能力が必要なのか、気になる方も多いかと思います。
秘書業務で求められるスキルは、主に次のようなものが挙げられます。
【必要なスキル・能力】
多様なスキルが求められる秘書業務ですが、代表的なものについて、詳しく解説します。
スケジュール管理は、秘書の業務の中で、最も重要で配慮の必要な業務のひとつです。
秘書は、上司のスケジュールの管理を一任されることも多々あります。
スケジュール管理を一任される場合、上司自身が把握していないスケジュールも秘書がすべて管理する必要があり、ミスも許されません。
重役ほど日々の業務は多忙となり、スケジュールも過密となります。
ひとつのスケジュールに付随して、移動時間や打ち合わせ相手への連絡なども考慮しなければなりません。打ち合わせ場所や会議室の確保、他のスケジュールとの兼ね合いなど、スケジュール管理は日々柔軟かつ確実に対応する力が求められます。
秘書業務は、さまざまな人と関わりながら進めていく仕事のため、柔軟なコミュニケーション能力も大切なスキルです。
上司との信頼関係を築きながら円滑に仕事を進めていくためにも、常にコミュニケーションを取っていく姿勢も欠かせません。
日頃から積極的に人と関わり、相手に負担にならないようなコミュニケーションを心掛けていくことができれば、秘書の仕事にも活かせる能力となります。
秘書は、上司の代理でもあり、企業の顔ともなる存在です。
電話応対やメール、来客対応など、相手に失礼のないような適切な対応が求められます。
そのためには、状況に応じた言葉遣いやマナーをわきまえることが大切です。
企業の顔として、状況に応じた言葉遣いだけでなく、明るい雰囲気や相手を思いやる気配りなども忘れてはなりません。
ビジネスマナーは、研修などで知識として吸収するだけでなく、意識して訓練を重ねて身につけていきましょう。日々の実践で、より自然な言葉遣いやマナーが、ビジネスシーンでも活かせるようになります。
秘書の仕事では、資料作成や情報の管理などが発生するため、ある程度のパソコンスキルも求められます。
ExcelやWord、PowerPointなどを使用して簡単な資料を作成することができるなど、
基本的なパソコン操作は身につけておくとよいでしょう。
パソコンスキルといっても、オールマイティーに詳しくなる必要はありません。
企業や上司によって、求められるパソコンスキルも多種多様です。
新しいツールでも、その都度柔軟に取り入れて対応できるよう、パソコン操作に抵抗のない程度のスキルがあれば安心です。
スキルを磨くことにより、結果として年収アップに繋がる場合があります。秘書の仕事で年収を上げたいと考えている方は、こちらの記事をぜひ参考にしてください。
秘書の平均年収はどのくらい？雇用形態や地域・施設別に年収を紹介
秘書の業務は、日々さまざまな業務に追われ、神経を使うことも多い大変な仕事です。それだけに、得られるやりがいが大きいことも魅力の仕事でもあります。
まず、ビジネスマナーや事務処理などの多彩なスキルが、業務を通じてレベルアップしていくのが、秘書の仕事の魅力です。どのような仕事でも重宝される、優れたビジネススキルやヒューマンスキルが自然と養われていきます。
さらに、上司の仕事が上手くいったときなどは、上司からも感謝され、自分のサポートが力になれたことで大きな達成感を味わうことができます。さらに信頼にもつながり、相関的に仕事のモチベーションも向上することでしょう。
秘書の仕事では、サポートする上司だけでなく、企業の重役などトップクラスの人々と関わる機会も多いものです。
経営に携わるようなトップクラスの人の考え方や知識に触れ、さまざまな刺激を受けることは、大きなやりがいを感じるだけでなく自身の成長にもつながっていきます。
秘書に向いている人の特徴や、秘書の仕事のやりがいについて解説しました。
秘書は、上司を支えながら、仕事で関わるさまざまな人への気配りも欠かせない大変な仕事です。
柔軟な判断力や広い視野も求められ、守秘義務も遵守しなければなりません。
それだけに仕事のやりがいも大きく、一流のビジネスマナーや最先端の知識などを身につけることもできる魅力的な業務です。
秘書の素質をもっていると感じる方や、前職でのキャリアを秘書の仕事で活かしていきたいとお考えの方は、ぜひ秘書としてのキャリアアップを目指してください。
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