Column
「秘書の平均年齢や平均年収は？」
「秘書の主な業務を知りたい」
「秘書に向いている人の特徴は？」
秘書という職業名を知っていても、こうしたところまで知っている方は意外と少ないかもしれません。
そこで本記事では、秘書の平均年齢や年齢別の平均年収、その業務に至るまで幅広く解説していきます。
秘書を目指している方、興味のある方は、ぜひ最後までご覧ください。
秘書は、経営者など上司のサポートを行う重要なポジションのひとつです。
しかし、秘書には年齢制限があるというわけではありません。
むしろ気が利くことや仕事ができることが選考材料となっており、経験やスキルが年齢よりも重視されるのが一般的です。
また、特定の年齢層に限定した募集を行うことは、人材の多様性を損ねることにもなります。
秘書は、人とのコミュニケーション能力や問題解決能力など、幅広い能力が求められます。
そのため、個々の能力やスキルをしっかりと見極め、年齢にこだわらない採用が求められるでしょう。
令和2年の賃金構造基本統計調査によると秘書の平均年齢は43.5歳とされており、全職種全体の平均年齢が46.7歳であることを踏まえると、 他の職業と比較してやや若めの年齢であることがわかります。
それでも20代や30代が少ないのは、秘書業務には高い専門性が求められるとともに、多くの企業が中長期的なキャリアを築けるようにと位置づけているからでしょう。
また、秘書は上司の信頼を勝ち得ることが大切であり、年齢や経験が一定以上のラインをクリアしていることが求められるため、中高年層の方が選ばれるケースも考えられます。
ただし、若手の人材に対する需要もあるため、年齢に囚われず人材を選考する企業も増えており、現在は年齢制限が一般的ではなくなってきています。
秘書の平均年収は、531万円です（賃金構造基本統計調査より）。
もちろん金額は業界や企業によって異なりますが、秘書以外を含めた全国平均年収が436万円であることを考えると、 秘書の年収は比較的高いとわかります。
また、当然経験やスキル、業務内容によっても年収に差が生じます。
ここからは、厚生労働省が発表をしている賃金構造基本統計調査を元に試算した「秘書の年齢別平均年収」を見ていきましょう。
【年齢別平均年収】
一般的に経験年数が増えるにつれて年収が上がる傾向がありますが、業界や地域によっても異なるため、必ずしも以上のような年収水準とは限りません。
また、スキルや能力によっても影響があるため、より高い報酬を得られることもあります。
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次に、秘書の主な業務を解説していきます。
ここでは、以下の5つに分類しました。
【業務内容】
それぞれ確認していってください。
秘書業務のなかでも、もっとも重要な業務のひとつが「スケジュール調整や管理」です。
経営者や役員は多重のスケジュールがあり、それらを適切に調整してスムーズに業務を進めるために秘書の力が欠かせません。
この業務は、各種の会議や出張、取引先との打ち合わせ、社内での業務など、多岐にわたります。
秘書は、スケジュールを把握・調整するだけでなく、急な変更への対応など、各予定が円滑に進行するようにサポートしていくことが求められます。
また、経営者や上司との信頼関係を築き、仕事をスムーズに進めるため、的確な判断力やコミュニケーション能力も必要です。
秘書は、会食場所の予約や出張先の手配、手土産の用意なども取りまとめます。
とくに会食や出張は、ビジネス相手との信頼関係を築くための重要な役割を担っています。
また、国内や海外での出張の際には、渡航先での交通手段や宿泊施設などの手配も当然必要になってきます。
手土産には、その土地の文化や習慣を理解し、相手への感謝の気持ちを表すための配慮が求められます。
「来客や電話、メールなどの対応」も、秘書の重要な業務です。
来客対応では、応接室の案内から訪問目的の確認、待ち時間のおもてなしまで、細かな気配りが求められます。
また、電話・メール対応では、迅速かつ正確な情報提供や、適切なパートナーや担当者への引き継ぎも必要です。
秘書の対応が良いと、社外からの信頼や評価が高まり、組織の発展にも寄与します。
取引先との良好な関係を維持するためには、お礼状の送付や送付状の作成が必要です。
各種文書の作成は、もちろん正確かつ迅速な処理が求められ、事務作業でありながら頭を使う業務でもあります。
お礼状や送付状以外の資料や文書を作成するのも秘書の業務です。
たとえば、報告書や企画書、プレゼン資料など、さまざまな文書を作成する必要があります。
経営者や役員の指示に基づいて、適切な情報を収集し、分析・加工して、わかりやすくまとめたプロフェッショナルな文書を作成することが求められるだけでなく、正確性や機密性、視覚的な表現力なども大切です。
秘書は、正しい言葉遣い、情報の整理・分析能力など、幅広いスキルを必要とする業務といえるでしょう。
秘書は、誠実さや丁寧さがあり、細かい作業や書類管理が得意な人が多いです。
また、コミュニケーション能力や洞察力に優れている人も多く、上司や同僚とのスムーズなコミュニケーションを図れることが大切です。
時間管理能力や優先順位の設定がうまく、ストレスに強い人も向いているでしょう。
さらに、企業内の事情や外部環境に関する知識や関心を持ち、新しい情報を追いかける意欲的な姿勢がある秘書は重宝されるでしょう。
こちらの記事では、秘書に向いている人の特徴についてより詳しく解説しております。必要なスキルや能力も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
秘書に向いている人の特徴は？求められるスキルや適性を徹底解説
現在は、秘書も幅広い年齢層の人材が求められています。
ただ、なかでも経験や知識を持ったベテラン秘書はやはり重宝され、高齢社会においても需要は高いといえます。
また、長期的なキャリアプランも支援される傾向にあり、年齢が上がっても組織内での成長や昇進が期待できる環境が整備されています。
今後も多様な年齢層の人材が求められる秘書職で高いスキルと専門知識を習得することは、これからのキャリア設計において基本選択のひとつになるかもしれません。
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