Column
「秘書になりたいけれど、どうやったらなれるのだろう？」
「秘書って実際どのような仕事をしているのだろう？」
このような疑問をお持ちの方は多いのではないでしょうか。
「秘書」と聞くと女性をイメージする方が多いと思いますが、実は全体の約35％は男性となっており、誰でも活躍できる職種となっています。
本記事では秘書の詳しい仕事内容や、どうすれば秘書になれるのかを解説します。
秘書として働いてみたい人に参考になる情報をまとめているので、ぜひ最後までご覧ください。
秘書とは会社や団体のなかで業務の多い人のサポートをする仕事で、扱う内容は多岐にわたります。
具体的には、以下のような人物のサポートをするケースが多いです。
【秘書の具体的な内容】
上記のラインナップを見て分かるとおり、責任ある立場の人や国家資格の所持者など、重要な業務に携わっている方たちばかりです。
このような方々が本来の業務だけに集中できるように、本人でなくてもできる雑務全般をこなすのが秘書の役割です。
秘書の業務形態は会社ごとに異なりますが、「個人秘書」と「グループ秘書」のどちらかが一般的でしょう。
どちらの場合でも、担当する上司の業務が円滑に行えるようサポートを行うのが仕事です。
秘書の仕事内容は多岐にわたりますが、代表的な業務内容を紹介します。
【秘書の代表的な業務内容】
このほかにも、簡単な掃除をしたり上司のお茶を用意したり、身の回りの世話を任されるケースもあります。
職種や契約条件によって異なるため、秘書として働く場合は事前に詳しい内容を確認しておくことがおすすめです。
上司あての電話・メール・郵便物の管理を行うのは主に秘書の仕事です。
特に立場のある人物の場合、何かの営業や取材など、取引先ではない人から突然コンタクトが来ることが多くなります。
本人がすべて対応してしまうと本来の業務に支障が出るため、前段階で秘書が対応するのです。
電話やメールなどは秘書の権限で返答できるものであれば、そのまま代わりに返信するケースもあるでしょう。
自社で打ち合わせをする場合、来客した人への応対は秘書が行うことが多いです。
エントランスまで出迎えに行ったり、応接室まで案内したりします。
任されている仕事の範囲にもよりますが、可能な範囲で代わりに接客することもあるでしょう。
秘書の仕事で欠かせないのは上司のスケジュール管理です。
多くの予定をこなさなくてはならない上司の予定を、分かりやすくまとめておくことが重要です。
単に予定を管理するだけなく、ブッキングしないように調整したり、効率よく外回りができるように考えたりします。
また、個々の予定の相手先としっかり連絡を取り、円滑に打合せや面談が進むように準備しておきます。
社内で必要な資料の作成を秘書が行うこともあります。
一例として、「社内報の作成」や「会議のお知らせ」などです。
大きな会社であれば、それぞれ専門の部署がありますが、中小企業の場合は雑務のひとつとして秘書が担当するケースも多くあります。
特に社長の元で働く秘書の場合、社員全体へ何かを発信したいときは、秘書が代わりに資料にまとめることも多いです。
上司が社内で行う業務全般のサポートも秘書の仕事です。
例えば会議室の予約や、社内会議の日程調整などがあります。
その他には、清算が必要な経費の確認や申請、他の部署とのやりとりなども秘書が行います。
社外での業務として、接待に付き合うこともあります。
会食やセミナーなどに同行し、ときには一緒に飲食をすることもあるでしょう。
社外での業務範囲については企業によって規定が異なるため「どこまでが秘書の仕事か？」という線引きは難しいです。
秘書として配属された際は、あらかじめ細かい規定をチェックしておくとよいでしょう。
業務に必要なさまざまな文書の作成も秘書が行うケースが多いです。
ただし、プレゼン資料や予算案などといった専門的なものは各担当者が作成するのが通常なので、秘書は送付状や宛名作成などの部分を担うケースが多いでしょう。
また、会議で使用した資料をファイリングしたり、データの整理を任されたりすることもあります。
秘書になるにはさまざまな方法がありますが、主に以下の3つがよくあるケースです。
【秘書になるにはさまざまな方法】
秘書として働きたい場合、その企業に秘書課があるかを確認しましょう。
総務課としてまとめられており、秘書というカテゴリーがない会社も多くあるためです。
大きな企業の場合は、希望の部署に配属されないこともあるのでその点は注意が必要です。
どうしても秘書の仕事をしたい場合は、最初から「秘書」として募集している求人情報を探すとよいでしょう。
また、友人や知人などを介して、経営者や士業の人を紹介してもらうケースも考えられます。
近年は「オンライン秘書」という仕事も増えており、さまざまな働き方があります。
秘書として採用されるために有利な資格といえば「秘書検定」が代表的です。
秘書検定は、秘書として働くために必要なマナーや一般常識があるかを判定する試験で、下記4つの級に分かれています。
【秘書検定の階級】
秘書の資格を持っていなくても職に就くことは可能ですが、有資格者であればより採用率はあがるでしょう。
その他には「ビジネス文書検定」や「ビジネス実務マナー検定」なども秘書を目指す人に人気の資格です。
未経験でも秘書として働くことは可能です。
ただし、業務のなかで書類作成のボリュームが多い場合は、ある程度のパソコンスキルが必要です。
また、社外の人と接する機会が多いため、正しい日本語が使えることや、ビジネスマナーを知っていることも最低条件となるでしょう。
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秘書の年収は約350～400万円が目安です。
国税庁が調査した国民の平均給与は443万円なので、おおよそ平均値に近い金額といえます。
参照：令和3年分 民間給与実態統計調査
外資系企業の秘書の場合は年収600万円以上になる企業もあるようですが、当然ながら高い英語スキルが必須の職場です。
平均年収はあくまで平均値なので、個々の経験値や行う業務の幅によっても大きく異なるでしょう。
秘書に向いている人の特徴は以下のとおりです。
【秘書に向いている人の特徴は】
秘書は縁の下の力持ちとして上司を支えることが大切な役割です。
トラブルが起きた場合も、冷静に解決する術を見つけなくてはなりません。
また、他者とのコミュニケーションは必須なので、人と関わることが好きな人に向いているでしょう。
こちらの記事では秘書に向いている人の特徴や性格だけではなく、秘書に必要なスキル・能力について解説しています。あわせてご覧ください。
秘書に向いている人の特徴は？求められるスキルや適性を徹底解説
秘書に向いていない人の特徴は以下のとおりです。
【秘書に向いていない人の特徴】
秘書として働くためには、最低限のパソコンスキルは必須です。
現時点でできなくても、覚えたいという気持ちがあれば問題ありませんが、機械全般が非常に苦手という人は難しいかもしれません。
秘書になると、電話や対面で社内や社外の人と接する機会が多くあります。
人とコミュニケーションをとることに大きなストレスを感じるタイプの人だと、働いていてつらくなってしまうかもしれません。
また、秘書は裏方の仕事なので、表舞台で目立ちたいという人にも向いていないでしょう。
自分が携わっている仕事がスムーズに進んだときに、秘書として仕事のやりがいを感じられます。
秘書として関わるのは主に雑務といわれる部分が多いですが、会社の業績があがったり、評判がよくなったりすると嬉しいものです。
また、上司や他の部署から「いつもありがとう」と感謝されたときも、仕事のやりがいを感じられるでしょう。
秘書の仕事は実績として示しにくいケースが多く、携わったプロジェクトに名前が載ることはありません。
しかし、サポートする人がいるからこそ、上司が思い切って仕事に打ち込めるのです。
もし、具体的な感謝の言葉がなかったとしても、自分の仕事に自信を持って業務にあたりましょう。
秘書として働いていると、コミュニケーションスキルが向上します。
また、さまざまな業務に携わることで、自身の知見も広がるでしょう。
秘書としてキャリアアップを目指す場合は、より地位が高い上司の元で働けるよう希望を出してみるのもおすすめです。
例えば、「専務秘書」から「社長秘書」へ昇格すれば、任される仕事内容が増え、給料アップも見込めます。
人と接するのが好きな人やサポート役を楽しめる人なら、未経験でも秘書を目指すことは可能です。
就職や転職で有利になりたい人は、あらかじめ秘書検定の資格を取得しておくこともおすすめです。
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