Column
秘書の仕事は主に、社長や役員または要職に就く上司をサポートする役割があり、事務系職種の中でも人気がある職種です。
「秘書」という言葉を聞くと「転職するにはハードルが高そう」「秘書検定の資格は必要なの？」「未経験からでは無理なのでは・・・」など、不安や疑問を感じる方も多いと思います。
結論としては、未経験からでも秘書への転職は可能です！
今回は、未経験から秘書へ転職するためのコツや、メリット・デメリット、向いてる人・向いてない人「3つのポイント」などを順に解説していきます。
現在、秘書への転職を検討している方や、将来秘書になりたいと思っている方など、本記事をご参考にして頂ければと思います♪
秘書の仕事は、担当上司のスケジュール管理から、書類作成・来客対応・電話対応など多岐にわたります。
ここでは、秘書の主な仕事内容を順に解説していきます。
秘書の仕事の中で最も重要で気をつけなければならないのが「スケジュール管理」です。
上司の会議・打ち合わせ日程の調整から、出張・来客・訪問など様々なスケジュールを管理する必要があります。
時には、案件の重要性を考慮しスケジュールの再調整を行う必要が出てくることもあります。
担当の上司のみならず、取引先や関係者へのコミュニケーション・調整能力が必要になります。
秘書は、上司と同行し、会食・セミナーなどに出席するケースがあります。
また、関係者への慶事や弔事の電報、暑中見舞いや年賀状、お中元やお歳暮の手配も行います。
相手に失礼がないようマナーや対応に気をつけましょう。
上司宛の電話・メール・郵便物を管理します。
担当する上司により、報告・分別方法などやり方が変わってきますので、事前にヒヤリングを行い上司に合わせたスタイルで対応する様にしましょう。
上司への来客対応も秘書の仕事の一つです。
訪問者を案内したり、上司が来るまでの間、訪問者への接客対応も必要なケースがあります。
正しいマナーで失礼がないよう相手を迎えましょう。
会議資料や商談・営業資料など、秘書が上司に代わって作成する場合があります。
文章の作成から、データ集計・グラフ作成など多岐にわたるスキルが必要になりますので、一通りのオフィスソフト（Word、Excel、PowerPointなど）は使える様にしておきましょう。
会議・イベントの準備・段取りを秘書が行う場合があります。
当日の場所の確保や、資料の準備から議事録の作成、各担当部署・関係者への日程調整など、円滑な会議・イベントの実施に必要な手続きを行います。
その他業務としては、上司が使っている備品の手配や、資料のファイリング、各種データ整理など様々な業務があります。
上司の働きやすい環境を作ることも秘書の大事な仕事の一つです。
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前述で解説した通り、秘書の仕事はコミュニケーション・調整能力が必要であったり、相手への気遣いや、資料作成・データ分析等の情報処理能力など、多岐にわたる業務をこなしていく必要があります。また、会社によっては英語などの語学力が求められるケースもあります。
一見ここまでの内容を読むと、難しそうwww、経験がないと無理なのでは？？？と思われる方もいると思いますが、大丈夫です、安心してください。
今では難なく秘書の仕事をこなしている先輩秘書も、最初は皆さんと同じ未経験からはじめています。
それでは、未経験から秘書になるには？転職するには？どうしたらいいのでしょうか。
こちらについては主に3つのケースがありますので順に解説していきます。
部署アシスタントとして、担当部署の上司の補佐や事務サポートなどを行います。
部署アシスタントは、秘書が行う仕事と近い経験を得られるので、ある程度の経験を積んだ後に、秘書を目指します。
転職をすぐに考えておらず、今の職場で将来秘書になるための経験を積んでおきたい方にもオススメです。
会社によっては秘書業務の専任部署があり、複数人の秘書がチーム制で運営を行っている場合があります。アシスタント秘書は、その秘書のサポート業務を行います。
先輩秘書の仕事を身近で経験できることや、場合により秘書が他の仕事で対応ができない場合、アシスタント秘書が対応するケースがありますので、未経験でも確実に秘書経験を積むことができます。
派遣の場合、未経験からでも秘書業務を求人募集しているケースがあります。
契約期間がある派遣だからこそ、様々な企業で秘書業務内容を経験することができるので、自身のキャリアアップにもつながります。（求人募集によっては、正社員での雇用もあります）
また、前述に紹介した「部署アシスタント」「アシスタント秘書」の求人募集もありますので、自身の状況に合わせて転職が可能です。
秘書の仕事ですが、良い面もありますが、もちろん悪い面もあります。ここでは秘書転職のメリット・デメリットについて解説していきます。
秘書は、社長や役員または要職に就く上司をサポートするため、社会的に地位の高い人たちとの人脈を作ることができます。
また、そういった人たちとの付き合いの中にいるため、必然的に高度なビジネスマナーを習得できます。
仕事上、部署間や他企業などと横断的に仕事をすることも多いため、コミュニケーション能力や調整能力、そして管理能力などのスキルアップにも繋がります。
上司のスケジュールや都合に合わせて仕事を進めていくため、自分のペースで仕事をすることが難しいです。勤務時間は不規則になりがちで、急な予定変更や来客対応なども行う必要がありますので対応力も求められます。
また、上司によって仕事のやり方やルールが違うため、上司に合わせたスタイルで対応する必要があります。
ここまでの記事を読んできて「自分は秘書に向いているの？？？」と疑問に思った方もいらっしゃると思います。そんな時は以下の「3つのポイント」をチェックしてみてください♪
秘書の仕事は、上司のサポート役に徹することが必要です。上司の働きやすい環境を作るためにも、資料作成やスケジュール管理、上司宛の電話・メール・郵便物の管理など様々な形で仕事をサポートをしていく必要があります。
こういった仕事が好きな方は、秘書に向いているでしょう。
逆に、自分主体で仕事を動かしていきたい方は違う仕事が向いているかもしれません。
秘書は、スケジュール管理や会議・イベントの手配、来客対応、関係者への連絡や調整など、様々な人と関わりながら仕事を進めていく必要があります。
時には、急な予定変更などでスケジュールの調整が必要になってくる場合がありますので、相手とのやりとりが必須になります。
相手への気遣いや親切心を備えたコミュニケーション能力が必要になってくる仕事ですので、こういったやりとりが得意な方は、秘書に向いているでしょう。
逆に、相手とのコミュニケーションを最低限にして、自分の仕事を黙々と進めていきたいと思う方は違う仕事が向いているかもしれません。
前述でも解説しましたが、秘書の仕事は、スケジュール管理・接待交際業務サポート・電話・メール・郵便物などの対応・来客対応・資料作成業務・会議・イベントの準備・段取りなど、多岐にわたり仕事をこなしていく必要がありますのでマルチタスク能力が求められます。
また、資料作成の際にはデータ収集・分析等のスキルを求められることがありますので、高い情報処理能力も必要になってきます。
こういった仕事が自分に合っていると思う方は、秘書に向いているでしょう。
逆に、シングルタスクなど一つの業務に集中して仕事を進めていきたいと思う方は違う仕事が向いているかもしれません。
・上司のサポート役に徹することができるか？
・相手への気遣いや親切心を備えたコミュニケーションができるか？
・マルチタスクで仕事を進めていけるか？
・資料作成やデータ分析など様々な情報処理ができるか？
秘書検定は、秘書になるために必須な資格ではありませんが、秘書に必要なビジネスマナー・コミュニケーション能力・一般常識などを習得することができます。
3級、2級、準1級、1級と4段階の級があり、準1級・1級になると難易度はあがりますが、取得しておくと就職や転職の際の面接対策にも有効です。
未経験から秘書転職を目指している方は、秘書に必要な知識以外にも、社会人としての基本的なマナーを見直すこともできるため、学んでおいて損はないでしょう。
美職では、ご希望に沿った転職ができるように専門のキャリアコンサルタントが転職サポートさせて頂きます。
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