Column
現代のビジネス環境はリモートワークやデジタルトランスフォーメーションの進展により急速に変化しており、秘書の役割も以前にも増して多様化しています。単なる事務的サポートから一歩進み、ビジネスパートナーとして、経営に関わる重要なアシストを担うことも珍しくありません。
本記事では、こうした変化の中で引き続き必要とされる基本的なスキルから、テクノロジーを活用した高度なスキルまで、秘書に求められるスキルセットを改めて解説します。
まずは、変化が激しい時代でも揺らぐことのない「基本的なスキルセット」から見ていきましょう。これらのスキルは、いかなる業務環境でも業務を円滑に進めるための強固な基盤となります。
コミュニケーション能力は、秘書として必要な最重要スキルと言っても過言ではありません。チーム内やクライアントとのやりとりはもちろん、オンライン会議やメール、ビジネスチャットなどのデジタルツールを介したコミュニケーションも増えています。
丁寧で正確なやりとりができるだけでなく、相手の状況を的確に把握したうえでサポートを提供できることが、優れた秘書になるための第一歩です。
秘書がマネジメントすべき仕事量は、担当役員やチームによって大きく異なります。どのような環境でも重要なのが、時間管理のスキルです。
一日のタスクをリスト化して優先順位を定める、定期的にスケジュールを見直すなどの基本はもちろん、ツールを活用したスケジュール共有やリマインド設定など、デジタルリテラシーを組み合わせることで、より効率的に時間をコントロールできます。
次に欠かせないのが、業務効率を飛躍的に高めるテクニカルスキルです。オンラインツールの普及により、秘書にはより多様なITリテラシーが求められるようになりました。
現代のビジネス環境では、コンピュータスキルが必須であることは言うまでもありません。
ExcelやWord、PowerPointといったオフィスソフトの習熟は、レポート作成やプレゼン資料作りでもスピーディなアウトプットにつながります。さらに、チャットツールやクラウドサービスの利用方法を理解していると、リモートワークでもスムーズに業務を進められます。
詳しくはこちらをご参照ください。
情報を分かりやすくまとめ、読み手に伝わる形へと落とし込む書類作成能力も、秘書に求められる重要なテクニカルスキルです。
提案書や報告書、オンライン会議の資料など、紙ベースだけでなくデジタル形式での文書作成も増えています。
ビジュアル要素を効果的に使い、意図を正確に伝える工夫ができる秘書は、上司や取引先からの信頼をより得やすくなるでしょう。
専門的なスキルを持っていても、ビジネスは「人」とのつながりによって成り立っています。ここでは、リーダーシップとネットワーキングという2つの観点から、人間関係の構築に必要なポイントを見ていきましょう。
秘書の仕事は縁の下の力持ちというイメージが強いかもしれませんが、実はリーダーシップの発揮が大切です。
役員やチームメンバーをサポートするだけでなく、必要に応じてメンバーの業務を調整し、最適な方向へ導くことも求められます。
コミュニケーションを軸に、相手の意見を尊重しながら状況を客観的に判断し、時には迅速な決定をサポートするリーダーシップが必要です。
情報が溢れる時代だからこそ、ネットワーキングで得られる「生の情報」や「リアルなつながり」が一層重要になっています。
多様な業界や職種の人々と交流することで、新たなビジネスチャンスや協力関係が生まれることも珍しくありません。
SNSやオンラインコミュニティを活用して広く情報収集し、オフラインの場やイベントで直接的なコミュニケーションを図ることで、ネットワークをさらに強固にすることができます。
ネットワーキングスキルを高めるためには、積極的に人々と接触し、自分自身のスキルや価値をしっかりとアピールすることが重要です。それにより、より多くのビジネスチャンスが広がります。
基本的なスキルやテクニカルスキルに加え、忙しい現代社会ではより高いレベルの対応力が求められるケースが増えています。ここでは、マルチタスクとプロジェクトマネジメントを取り上げてみましょう。
マルチタスクは、急な依頼が飛び込んだり、多様な業務を同時進行したりするのは秘書の仕事では日常茶飯事です。
複数のタスクを同時並行で、しかも質を落とさずに処理するマルチタスク能力が高いほど、組織内での重宝度は高まります。
ただし、「同時進行でどれも中途半端になる」というリスクもあるため、優先順位とスケジュール管理を適切に行うことがポイントです。
この能力を高めるためには、優先順位の明確化と計画性が必要です。作業を効率よく進めるためには、何を最初に行い、何を後に回すかをしっかりと考えることが重要です。
今日では、秘書の役割もプロジェクト全体の進捗管理や調整を担うことが増えています。
プロジェクトマネジメント能力に長けていると、多くのステークホルダーが参加する案件でも、円滑にタスクを振り分け、スケジュールを調整し、リスクを最小限に抑えられます。
リモートメンバーと協力する際には、オンラインツールを活用しながら進捗を共有し、迅速に問題を解決する柔軟性が不可欠です。
業務の高度化に伴い、秘書には「基本的なスキル」、「テクニカルスキル」、「人間関係構築スキル」、「高度なスキル」という多層的な能力が求められるようになりました。
これらをバランスよく身につけることで、単なる事務スタッフを超え、企業や経営者を支える頼れるビジネスパートナーとして活躍する道が開けます。
ぜひ本記事を参考に、スキルアップを目指してみてください。
この記事を参考に、これからのスキル向上に役立てていただければ幸いです。
美 × 職
元CA・元モデルが秘書・受付へ
華麗なる転身をサポート
パソコン操作やビジネスマナーなどの研修を
無料で受講可能
東京で秘書・受付の求人を探すなら美職。
もちろん、元CAや元モデル以外の方でも大歓迎!
