Column
ビジネスの裏側で経営者や役員を支え、企業の円滑な運営を助ける「秘書」。一言で「秘書」と言っても、その種類や業務内容は多岐にわたります。本記事では、秘書の種類、選考基準、資格などを総合的に解説し、転職を考えている方や現役秘書の方にも役立つ情報をお伝えします。
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秘書は、経営者や役員をはじめとする上層部のサポートを中心に、コミュニケーションのハブとして企業の意思決定を支える重要なポジションです。近年はリモートワークの普及や業務のデジタル化により、より柔軟かつ高度なスキルを求められる傾向にあります。
経営者や役員のスケジュール管理
書類作成・管理
会議準備や進行補助
社内・社外との連絡・調整
各種手配業務（出張、会食、手土産など）
（一部、慶弔手配など）
企業や業界によって求められる役割は大きく異なる場合がありますが、上記が秘書の基本的な業務です。
秘書の役割は、情報管理とコミュニケーションの効率化。社内外における連絡や文書、スケジュールなどを整理し、必要な情報を適切なタイミングで経営者へ届けることがミッションです。昨今ではオンライン会議や電子ツールの活用が進み、ITリテラシーの高さも重要視されています。
秘書の役割は時代によって変化してきました。デジタルツールが普及した現代では、過去の秘書像とは大きく異なる部分もあります。
・文書作成・管理（書記的役割）
・手紙や書類のやり取りを代行
中世ヨーロッパでは、貴族や皇室などにおいて文書管理を担う重要職として位置づけられていました。
IT技術の進歩やリモートワークの一般化に伴い、秘書の業務範囲も広がっています。マネジメントスキルやITスキルが求められるなど、過去の「サポート中心」のイメージを超えて、より戦略的な役割を担うケースが増えてきています。
秘書には大きく分けて「一般秘書」「専門職秘書」「エグゼクティブ秘書」の3つのタイプが存在します。近年では、バーチャル秘書やリモート秘書といった新しい形態も注目されていますが、ここでは代表的な3つを紹介します。
最も一般的な秘書の形態で、主に部署や上司のスケジュール管理、電話応対、書類作成などのデイリーワークをサポートします。
業務内容: 電話・来客対応、スケジュール管理、資料作成、各種手配業務（出張、会食、手土産など）
スキルセット: 基本的なPCスキル、ビジネスマナー、コミュニケーション能力
求められる資質: 柔軟性、誠実性、マルチタスク能力
法律や医療などの専門的な分野で活躍する秘書です。専門知識が求められ、資料作成や会議準備でも高度な対応を行う必要があります。
業務内容: 専門資料の作成、専門用語を使った外部連絡、会議・研修の手配
スキルセット: 専門分野の基礎知識、高度なリサーチ能力、正確な文書作成能力
求められる資質: 正確性、専門知識へのアップデート意識
エグゼクティブ秘書は、企業のトップエグゼクティブや経営陣をサポートする高度な秘書です。その業務範囲は、戦略的な計画から高度なレポート作成まで多岐にわたります。
業務内容: 戦略的計画のサポート、高度な分析とレポート作成。
スキルセット: 戦略的思考力、高度な分析スキル、プロジェクトマネジメント。
求められる資質: リーダーシップ、高いコミュニケーション能力。
秘書として採用されるためには、業務特有のスキルや資質が求められます。コミュニケーション能力やPCスキルはもちろん、最近ではオンラインツール活用などIT面の強さも評価対象となっています。
一般秘書に求められるスキルは、オフィス業務において基本となるものが多いです。
コミュニケーション能力: 上司や同僚、外部の人々と円滑にコミュニケーションを取る能力は必須です。
基本的なコンピュータスキル: Word、Excelなどのオフィスソフトを使いこなせることが基本です。
組織力: タスクを効率よくこなし、スケジュールをしっかりと管理できる能力も重要です。
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専門職秘書には、その分野特有のスキルが必要とされるケースもあります。
専門知識: 法律事務所であれば法律の基礎知識、医療機関であれば医療に関する知識が求められるケースもあります。
高度なリサーチ能力: 専門的な情報を効率よく収集、整理する能力は不可欠です。
専門用語の理解: 業界特有の用語やジャーゴンについて理解し、適切に使えることも重要です。
エグゼクティブ秘書は、高度なスキルセットが求められる職種です。
戦略的思考力: 企業のビジョンや戦略に対する深い理解が求められます。
プロジェクトマネジメント: 複数のプロジェクトを同時に効率よく運営できる能力が必要です。
高度なコミュニケーションスキル: 経営層や外部の重要な関係者ともスムーズにコミュニケーションを取れる能力が求められます。
資格取得や研修受講は、秘書としてのスキルを明確に証明する手段です。企業が必要とする人材要件を満たすうえで有利になるだけでなく、キャリアアップにも直結します。
資格を持っていると、その専門性やスキルが証明されるため、採用時や昇進時に有利です。特に専門職秘書になる場合は、その分野に特化した資格が多く存在します。
専門性の証明: 採用時や評価時にアピールしやすい
スキルアップのモチベーション: 学習過程で得た知識が実務に直結
転職・昇進で有利: エグゼクティブ秘書や専門職秘書を目指す場合に特に効果的
コミュニケーション研修: ビジネスの場で円滑なやり取りができるスキルを習得
ビジネスマナー研修: 社内外での礼儀作法や来客対応の品質向上
ITスキル研修: デジタルツールやオンライン会議の運用ノウハウを身につける
秘書の待遇や働き方は、企業規模や業界、担当する業務内容によって大きく変わります。特にエグゼクティブ秘書は、リモートワークやフレックス制度をうまく活用しながら高い報酬を得られる可能性も。
一般秘書: 400万円前後が目安
専門職秘書: 500万円～600万円以上の例も
エグゼクティブ秘書: 700万円超～1000万円台に及ぶことも
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テレワーク: スケジュールやファイル管理をクラウドで行うことで、在宅でも対応可能
フレックス制度: コアタイム以外は柔軟に働き時間を調整
バーチャル秘書: オンラインを活用し、海外企業のサポートを行う事例も増加
秘書の役割は時代や企業文化の変化とともに、より高度なスキルや柔軟な対応力を求められるようになっています。コミュニケーション能力や組織力、ITリテラシーが今後さらに重要になっていくでしょう。秘書としてキャリアを築きたい方は、資格や研修を通じてスキルを磨くだけでなく、業界動向を常にキャッチアップすることが大切です。
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