Column
「秘書になりたいけど、どんなスキルが必要かわからない」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
秘書になるためには一般常識の他にビジネスマナーやスケジュール管理能力が必要です。
また、裏方の仕事がほとんどのため、サポートが得意な人にぴったりの職業です。
ここからは、秘書に必要なスキルについて紹介します。
最後におすすめの資格も紹介しているので、最後までご覧ください。
秘書はサポート業務がほとんどです。
そのため、以下の様なスキルが求められます。
ここからは秘書に必要なスキルについて紹介します。
【秘書に必要なスキル】
それぞれ見ていきましょう。
秘書は、社内外のさまざまな人とやり取りをするため、一般常識に加えビジネスマナーも必要です。
電話や来客対応の際、相手を不快にさせない言葉遣いやマナーは習得しておきましょう。
たとえば名刺の出し方や来客を会議室まで案内する態度や言葉かけなど、日々の業務で使う場面は多々あります。
1人の態度が悪いと会社全体の信用を損なう恐れがあるため、ビジネスマナーは習得しておきましょう。
コミュニケーション力も秘書に必要なスキルです。
コミュニケーション力には、相手に不快な思いや誤解をさせないか、ビジネス用語や専門用語を正しく使えているか、相手の意図を汲み取った会話ができているかなどのスキルが含まれています。
職場内の良好な人間関係を築くためにもコミュニケーション力は必要です。
コミュニケーション力は短期間で習得できるものではありませんが、日々の生活の中で意識して習得しておきましょう。
さらに、時にはスケジュール調整や会場の調整などこちらの要望を通す力も必要です。
秘書はスケジュールを管理するスキルが必要です。
出張や会議など、上司のスケジュールに無駄が無いように管理します。
また、会議の開催連絡も秘書が行います。
さらに、出張時の宿泊先予約や新幹線のチケットも秘書がとるため、さまざまな情報を管理するスキルも必要です。
秘書は会議の資料や文書作成も行うため、PCスキルも必要です。
以下のソフトは使えるようにしておきましょう。
【秘書に必要なPCスキル】
特にExcelは情報を集計したり、管理したりするときに使うため、習得しておきましょう。
Outlookもメールの送受信やスケジュール管理で利用する頻度が高いため、簡単な操作を習得していると就職の時に有利です。
外資系の企業の場合、語学力も必要になってきます。
最近ではグローバルに活躍する企業も増えているため、語学力は大きな武器になります。
稀に、通訳を秘書が行うこともあるため、英語は習得しておくと有利です。
さらに、韓国語や中国語も理解できるといいでしょう。
一般的なやり取りの他に、ビジネス文章の読み書きができるレベルまで習得していると実際の業務で役に立ちます。
通訳はできる人が限られているため、重宝されるのです。
秘書は主に上司の業務サポートを行います。
そのため、以下の特徴があると秘書に向いていると言えるでしょう。
【秘書に向いている人の特徴】
特にサポートが得意または好きな人は秘書に向いています。
過去に部活のマネージャーや裏方の仕事にやりがいを感じた経験がある人は秘書にぴったりです。
また、正確性や柔軟性が求められるため、几帳面な人やトラブルが起こっても柔軟に対応できる人も秘書に向いているでしょう。
さらに、社内外のさまざまな人や取引先、上司と密にコミュニケーションを取るため、コミュニケーション能力が高い人も秘書に向いています。
こちらの記事では、秘書に向いている人と向いてない人の特徴や性格についてより詳しく解説しております。
秘書に向いている人の特徴は？求められるスキルや適性を徹底解説
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秘書に向いていない人には以下のような特徴があります。
【秘書に向いていない人の特徴】
秘書は社長や経営陣など重要な役割のサポートをする場合が多いです。
取り扱う内容は機密性が高く、社内の社員にも漏らしてはいけない情報もあります。
そのため、知った情報をすぐ人に話してしまうような守秘義務を守れない人は秘書に向いていません。
また、秘書は裏方の仕事で、多くの方とやり取りを行います。
そのため、自己主張が激しい人や気持ちの切り替えが上手くできない人も秘書には向かないでしょう。
最後に、実際の業務で役立つ資格を3つ紹介します。
取得していると就職で有利になりますが、学習しておくだけでも実際の業務で役立ちます。
【秘書の業務に役立つ資格】
それぞれどんな資格なのか紹介していきます。
またこちらの記事では、秘書を目指す人にとって役立つ資格について、詳しく紹介しています。多忙な上司を陰で支える心強いパートナーとして、多様な業務に抜かりなく対応するために、ぜひあわせてご覧ください。
秘書検定は職務知識や一般知識、マナーなどが習得できる資格です。
3級、2級、準1級、1級の4つの階級に分かれており、準1級、1級は筆記試験の他に面接試験も行います。
そのため、取得するのであれば2級がおすすめです。
CBS検定とは、国際秘書検定とも言われている英語と日本語のコミュニケーション能力が問われる資格です。
試験内容はビジネス実務やビジネス英語、秘書実務など6科目あります。
外資系の企業に勤めたいと思っている人は取得しておくと有利でしょう。
TOEIC/TOEFLは英語力を測るテストです。
秘書だけでなくグローバルに活躍したい企業では応募基準にTOEIC/TOEFLの点数が書かれている場合があります。
あまりにも点数が低いと書類審査で落とされてしまう可能性があるため、グローバル企業を狙っている場合は高得点を目指しましょう。
秘書に必要なスキルや向いている人の特徴について紹介しました。
資格が無くても秘書の業務を行うことはできるため、どんなスキルが必要かわかりづらいですよね。
秘書にはビジネスマナーはもちろんのこと、コミュニケーション能力やスケジュール管理、基本的なPCスキルが必要です。
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