Column
「秘書にはどのパソコンスキルが必要？」
「秘書の主な仕事内容を知りたい」
「パソコンスキルを身につける方法は？」
秘書という職業名を知っていても、こうしたところまで知っている方は意外と少ないかもしれません。
そこで本記事では、秘書に必要なパソコンスキルやその資格、パソコン関係以外のスキルに至るまで幅広く解説していきます。
秘書を目指している方、興味のある方は、ぜひ最後までご覧ください。
秘書は、上司のスケジュールや予定を調整し、ビジネスメールの作成や電話対応を行い、業務に必要な書類の作成や整理・管理も行います。
また、会議の手配、案内状の送付や資料の作成、記録作成なども担当し、その会議での進行や議事録作成も秘書の役割。
さらに、外部の関係者との接点も多く、取引先との折衝や各種イベントの手配も秘書の業務の範疇です。
こちらの記事では、秘書の具体的な業務内容を解説しております。秘書になるための方法や、向いている人の特徴なども紹介いるので、ぜひあわせてご覧ください。
秘書の仕事内容は？秘書になる方法や向いている人の特徴を解説
秘書のやりがいとしては、上司やチームの仕事を支援することで、組織の業務を円滑に進めるのに貢献できることが挙げられます。
また、スキルアップやキャリアアップにつながる機会も多く、多様な分野の知識を身につけることができるため、自己成長の環境にも恵まれています。
さらに、上司やチームと密にコミュニケーションを取りながら、課題解決に取り組むことで、自分自身の成長やチームメンバーとの信頼関係構築につながり、そこでも達成感ややりがいを感じることができるでしょう。
ここからは、秘書に求められるパソコンスキルを以下の4つに絞って解説します。
【パソコンスキル】
それぞれ見ていきましょう。
Word（ワード）は、文書作成ソフトウェアです。
報告書やメール、社内文書など、ビジネスで必要とされるあらゆる書類の作成や加工ができます。
使いやすいインターフェースや豊富な機能を持ち、段落の設定やフォントの変更、挿入するオブジェクト（写真やグラフ）の編集、見出しや目次の自動作成など、多岐にわたる作業を手軽かつ効率的に行うことができます。
Excel（エクセル）は、表計算ソフトウェアです。
Excelを使うことで、データの入力、加工、分析やグラフの作成、集計や予算作成などが容易になります。
秘書の仕事では、Excelを利用することで、スケジュール管理、予算管理、実績管理、プロジェクト進捗管理などがスムーズに行えます。
たとえば、社内の予算管理では、Excelを利用して予算の計画・入力・管理、予算と実績の比較、出納管理、各部門の予算をまとめることができます。
また、Excelはマクロや関数の利用によって、作業の自動化や複雑な計算、分析なども実現できます。
PowerPoint（パワーポイント）は、プレゼンテーション作成ソフトウェアです。
ビジネスシーンではプレゼンテーションを行う機会が多くあり、その際にPowerPointを使ってスライドを作成し、視覚的な表現やアニメーションを加えることで、聴衆の関心を引きながら簡潔に情報を伝えられます。
メールの送受信は、ビジネスで欠かせないコミュニケーション手段のひとつです。
適切な敬称や挨拶文、結語の知識が必要でしょう。
重要なメールをしっかり管理するためには、メールボックスの整理や、スパムメール対策も必要であり、ただ文字を打つだけでなく、効率的な業務や円滑なコミュニケーションを意識する必要があります。
ここまで秘書にとって重要なパソコンスキルを見てきましたが、ここからはそれらを身につける方法を2つ解説していきます。
【方法】
それぞれ見ていきましょう。
入門書や動画で学ぶ方法は、自分のペースに合わせて学ぶことができるというメリットがあります。
入門書や動画には、基本的な使い方から応用的な機能まで解説されているので、初心者でもわかりやすく学ぶことができるでしょう。
また、業務が忙しい秘書にとっては、オフィス外でも自由に学習できるため、効率よくスキルアップすることができます。
ただし、入門書や動画だけでは限界があるため、実際に使いながら練習することでスキルを身につけることも重要です。
パソコンスクールに通う方法は、専門的な知識を持った講師による指導を受けることができ、効率的で確かなスキルアップが可能です。
また、同じ目的を持った人々と一緒に学ぶことができ、相互に学び合うことでモチベーションの向上や情報交換もできます。
さらに、スクール側が用意した機器やソフトウェアを使い、実践的なトレーニングを受けることができるので、現場で必要なスキルを身につけられます。
スクールによっては自習室がある場合もあり、環境面でも独学より有利です。
ただし、通学にかかる時間や費用が必要になるため、自分に合ったコースやスクール選びが重要です。
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ここからは、パソコンスキルの資格を2つ紹介します。
【資格】
それぞれ解説していきます。
MOSとは、マイクロソフトオフィス製品を使った仕事の効率化や生産性の向上を図るための資格のことです。
主にWord、Excel、PowerPoint、Outlookなどの製品に対応しており、それぞれのアプリケーションを効率的に使いこなすための知識や技術を問う試験があります。
この資格を持つことで、ビジネスシーンでの生産性の向上や、個人スキルアップにもつながります。
VBAエキスパートとは、ExcelやAccessなどのMicrosoft Office製品にあるVBAに関するスキルを認定する資格を指します。
レベルは「ベーシックレベル」「スタンダードレベル」「プロフェッショナルレベル」の3つがあります。
ここからは、パソコンスキル以外に秘書が求められるスキルについて見ていきます。
ここではもっとも重要ともいえる以下2つのスキルについて言及します。
【重要なスキル】
それぞれ見ていきましょう。
ここでの「コミュニケーション能力」とは、相手に自分の意図を正確に伝えることや、相手の意図を正確に理解できる能力のことです。
具体的には、適切な言葉遣いや語彙を使用して、聞き手に分かりやすく伝えるスキルや、聞き手の話を理解し、質問を的確にするスキルが求められます。
また、相手の立場やニーズを理解し、一緒に問題解決や目標達成に向けて協力するスキルもコミュニケーション能力に含まれます。
「スケジュール管理能力」は、自身が保有する情報や資源（会議室や人員など）を駆使して、組織・上司のスケジュールを効果的に管理する能力です。
具体的には、スケジュール帳やカレンダーアプリを活用して、会議や打ち合わせ、旅行などのスケジュールを正確に把握し、必要な手続きを迅速に行います。
また、予定の変更やトラブル発生時にも迅速かつ柔軟に対応することが求められます。
最後に、秘書を目指す際に持っておくと有利なスキルを2つ紹介します。
【有利なスキル】
それぞれ詳しく見ていきましょう。
ここでの「語学力」とは、複数の言語を理解し、使用できる能力を意味します。
国際ビジネスやグローバル企業の増加に対応するために、英語や中国語、スペイン語といった主要な言語だけでなく、日本語を含めた多くの地域の言語を理解し、コミュニケーションできると強みになるでしょう。
秘書になるのに必要な「判断力と提案力」とは、あらゆる情報やデータを分析し、正しい判断を行い、その上で相手に対して効果的に提案する能力を指します。
秘書はさまざまなタスクを担当するため、その都度分析や判断を行う必要があります。
ここで重要となるのは、やはり相手に対して適切な判断や提案を行うためのコミュニケーション能力です。
柔軟性を持ち、相手に合わせた表現力を身に付けることで、秘書としての信頼度を高めることができるでしょう。
パソコンスキルは単に操作技術だけでなく、情報の収集や分析、プレゼンテーション能力などにもつながることから、秘書業務に取り組む上で不可欠なスキルです。
また、パソコンスキルだけでなく、コミュニケーション能力やスケジュール管理能力、判断力なども秘書にとって重要なスキルといえます。
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