お仕事詳細

職種

秘書アシスタント

事業内容

コンサルティング

業務内容

管理部にて、社長秘書アシスタントとして経営者のサポートを中心に、総務、庶務等の管理部門業務全般に従事いただきます。

当社の管理部門は、経理や人事、広報、情報システムなど、会社の運営や事業部の活動をサポートするために必要な全ての機能や業務を担っています。
その中でも秘書ポジションでは、会社の事業や現在の事業の状況を理解し、経営者が生産性高く日々の業務を行い、日々の意思決定をスムーズに行えるよう、会社の成長に寄与していただきます。

■主な業務
・社長のスケジュール管理/アポイント調整（国内外のエグゼクティブ及び担当秘書とのやり取り）
・来客対応（社長以外にも執行役員宛の重要なクライアントへの来訪対応）
・訪問対応（訪問先との調整/ルート確認/各種ロジ回り調整）
・会食手配（国内外のレストラン予約、会食時のロジ回り調整、手土産手配、席次作成）
・出張手配（旅程表作成、国内外出張の移動チケット手配・ホテル予約、会食時のレストラン予約やロジ回りの調整、手土産手配）
・レター/郵便管理（ご挨拶状/招待状/御礼状等の作成・送付、受領レター対応）
・情報管理/社内各部門との調整（クライアントや取引先情報の管理・更新/名刺管理）
・電話・メール対応
・庶務業務全般（書類作成/環境整備/経費精算/慶弔対応/贈答品手配/社有車管理/備品管理等）

※オフィス環境の整備や感染症対策といったリスクマネジメントに関わる事は、管理部メンバー全員で分担しています。
※休みの時などに管理部全体でバックアップできる体制を整えております。
※配属予定の管理部は8名で構成、人事広報等3名、経理財務1名、システム担当1名、秘書兼総務2名、庶務1名です。

（変更の範囲）
会社の定める業務

必要な経験・スキル
求める人物像

【必須スキル】
★秘書経験は不問★
・大卒以上
・事業会社やコンサルティングファームでのなんらかの就業経験
・PC操作スキル（Excel：if、vlookup、Xloolup、ピボット、データ集計等、word：レター文書作成、表挿入、Powerpoint：簡単な資料作成）
・英語での電話応対、ビジネス文書・メール作成経験のある方（若しくは同等のスキルをお持ちの方）
・相手の立場に立って、相手が望むことを読み取ることができる力
・マルチタスクを柔軟、迅速、正確に実行できる力

【歓迎スキル】
・社長・役員等意思決定者の直下の経営企画室、事業企画室等での経験をお持ちの方
・スピード感のある組織で、社長や役員の秘書経験をお持ちの方
・Outlookによるスケジュール管理経験をお持ちの方
・チーム制の営業やコンサルティング等、顧客折衝を通じ、相手の気持ちを慮り、必要な結果を出すという経験をお持ちの方

【求めるスキル】
・情報処理能力（複数の情報や指示を受け、抜けもれなく対応する能力）
・高度なコミュニケーション能力・理解力（相手の意図を汲んで業務に取り組める方）
・臨機応変な対応力（様々な業務上での要求にフレキシブルに対応できる方）
・スピード感（代表指示や業務の優先度を踏まえスピーディに対応できる方）

【求める人物像】
・経営者の考えや指示の背景・意図を考慮して秘書業務を遂行できる方（又は、意欲をもって取り組める方）
・社長直下の管理部門メンバーとして、会社経営のあるべき姿を頭に置き行動ができる方、また、危機管理能力を兼ね備えている方

語学力

・英語での電話応対、ビジネス文書・メール作成経験のある方（若しくは同等のスキルをお持ちの方）

給与

①契約社員：時給 2,800円 〜 3,200円
②紹介予定派遣
派遣期間：時給２，１００円〜２，２００円
契約社員：時給 2,800円 〜 3,200円

勤務地

虎の門・神谷町・六本木・赤坂・霞が関エリア

勤務時間

８:45～17:45（休憩1時間）
※可能であれば、毎週第一営業日は8:30～17:30
※残業：月に０〜５時間程度

休日・休暇

＜派遣＞
完全週休二日制（土曜、日曜）、祝祭日休み

＜契約社員＞
完全週休二日制（土曜、日曜）、祝祭日休み
有給休暇（入社半年経過後10日付与）
特別休暇（慶弔休暇、生理休暇、看護休暇）
育児介護休暇※勤務年数、日数の条件を満たす場合

待遇・福利厚生・その他

・通勤手当（健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険）
・社会保険完備
・産休・育休制度
・看護・介護休暇
・定期健康診断 (男性5万円/女性6.5万円まで検査オプション補助)
・インフルエンザ/麻疹予防接種補助制度
・オフィス出社時のフリードリンク/軽食提供

こちらで働く魅力

社員のライフスタイルを尊重し、書籍購入補助や健康サポートなど、心身ともに健やかに働ける制度を整えています。秘書ポジションでは、社長の右腕として国内外の一流の方々と関わり、社会的インパクトの大きな事業創出を支える経験ができます。
秘書としての専門性を高めながら、長期的な成長を目指せるポジションです。

雇用形態

以下のいずれか
①契約社員（最初の契約は試用期間3か月とし、その後6か月毎を想定）
②紹介予定派遣（派遣期間最大６か月後に双方合意の上、契約社員登用有）

お仕事No.

315829